E-Rechnung & Belegpflicht: Salons in Österreich 2026
Was gilt für Salons bei E-Rechnung, Belegerteilungspflicht und Registrierkasse in Österreich? Ein praxisnaher Überblick, der dich durch RKSV und B2B-Rechnungen führt.
Eine Nagelstudio-Betreiberin in Salzburg bekommt von ihrem Großhändler plötzlich nur noch PDF-Rechnungen per Mail und fragt sich: Muss ich das jetzt auch so machen? Und reicht der Bon, den meine Kasse für die Kundin druckt, eigentlich aus? Rund um Belege und Rechnungen kursieren viele Halbwahrheiten. Sortieren wir das für den Salon-Alltag in Österreich.
Drei Begriffe, die oft verwechselt werden
Belegerteilungspflicht, Registrierkassenpflicht und E-Rechnung sind drei verschiedene Dinge. Die ersten beiden betreffen dein Geschäft mit Endkundinnen, die E-Rechnung vor allem den Austausch zwischen Unternehmen. Wer das durcheinanderbringt, macht sich unnötig Stress oder übersieht eine echte Pflicht. Sortieren wir die drei deshalb sauber, bevor wir ins Detail gehen.
- Belegerteilungspflicht: Du musst jeder Kundin für jede Barzahlung einen Beleg ausstellen — und sie sollte ihn mitnehmen.
- Registrierkassenpflicht (RKSV): Ab einem bestimmten Jahresumsatz mit überwiegend Barumsätzen brauchst du eine manipulationssichere Registrierkasse.
- E-Rechnung: strukturierte elektronische Rechnung, vor allem im Geschäft zwischen Unternehmen relevant.
Registrierkassenpflicht: die Schwelle kennen
Die RKSV greift, wenn dein Jahresumsatz über 15.000 € liegt und davon mehr als 7.500 € bar vereinnahmt werden. Das trifft auf fast jeden laufenden Salon zu. Deine Kasse braucht eine Sicherheitseinrichtung, die jeden Umsatz signiert, und du musst den Startbeleg sowie regelmäßige Monats- und Jahresbelege erzeugen. Bar zählt dabei auch die Kartenzahlung. Wer neu gründet, sollte das von Beginn an sauber aufsetzen.
| Pflicht | Wann sie greift | Für den Salon heißt das |
|---|---|---|
| Belegerteilung | bei jeder Barzahlung | immer Beleg ausstellen |
| Registrierkasse (RKSV) | ab 15.000 € Umsatz / 7.500 € bar | signierende Kasse nötig |
| E-Rechnung B2B | v.a. an Unternehmen/öffentliche Stellen | strukturiertes Format |
E-Rechnung: was für dich wirklich zählt
Für das tägliche Geschäft mit Endkundinnen ist die klassische E-Rechnung kaum Thema — hier zählt der Kassenbeleg. Relevant wird sie, wenn du an die öffentliche Hand fakturierst oder wenn Geschäftskundinnen strukturierte Rechnungen verlangen. Ein PDF per Mail ist übrigens nicht automatisch eine echte E-Rechnung im technischen Sinn; eine strukturierte E-Rechnung folgt einem maschinenlesbaren Format. Behalte das im Blick, denn die Anforderungen im B2B-Bereich werden europaweit Schritt für Schritt strenger.
Praxis-Tipp: Hebe alle Belege und Rechnungen sieben Jahre auf — das ist die steuerliche Aufbewahrungsfrist in Österreich. Eine saubere digitale Ablage spart dir bei einer Prüfung Stunden an Suchen und Nerven.
Häufige Stolperfallen im Alltag
Die meisten Probleme entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus Schlamperei im hektischen Salonalltag. Wer ein paar typische Fehler kennt, vermeidet sie leicht. Eine Nagelstudio-Inhaberin aus Linz musste bei einer Prüfung nachzahlen, weil ihr Startbeleg nach einem Kassentausch fehlte — ärgerlich und vermeidbar.
- Startbeleg vergessen: Nach jeder Inbetriebnahme oder jedem Kassentausch musst du einen Startbeleg erzeugen und aufbewahren.
- Monatsbeleg verschlafen: Am Monatsende ist ein Monatsbeleg fällig, am Jahresende der Jahresbeleg — beide gehören archiviert.
- Belege nicht ausgehändigt: Auch wenn die Kundin den Bon nicht will, musst du ihn erstellen.
- Backups fehlen: Sichere die Daten deiner Registrierkasse regelmäßig, ein Geräteausfall ist kein Entschuldigungsgrund.
Wie ein gutes Kassensystem das abnimmt
Du musst diese Regeln nicht im Kopf jonglieren. Ein RKSV-konformes Kassensystem erstellt signierte Belege automatisch, kümmert sich um Monats- und Jahresabschluss und legt alles revisionssicher ab. So erfüllst du Belegpflicht und Registrierkassenpflicht, ohne ständig daran zu denken. Und ein professionell organisiertes Studio wirkt auch nach außen seriöser — wichtig, wenn Kundinnen dich etwa als Nagelstudio in Salzburg oder als Anbieter für Wimpernbehandlungen in Linz finden und vergleichen.
Häufige Fragen
Muss ich jeder Kundin einen Beleg geben?
Ja, die Belegerteilungspflicht gilt für jede Barzahlung, und auch Kartenzahlung zählt als bar. Die Kundin sollte den Beleg entgegennehmen, eine Annahmepflicht wird aber praktisch nicht erzwungen. Du als Betrieb musst ihn jedenfalls ausstellen.
Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?
Sobald dein Jahresumsatz 15.000 € übersteigt und davon mehr als 7.500 € bar vereinnahmt werden. Diese Schwellen erreicht ein laufender Salon meist schnell, weshalb sich eine konforme Kasse von Anfang an lohnt.
Reicht eine PDF-Rechnung per Mail als E-Rechnung?
Nicht zwingend. Eine echte E-Rechnung folgt einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Für das normale Endkundengeschäft genügt der Kassenbeleg; relevant wird das strukturierte Format vor allem im Geschäft mit Unternehmen und der öffentlichen Hand.
Fazit
Belegpflicht, Registrierkasse und E-Rechnung sind drei getrennte Themen — wer sie auseinanderhält, verliert die Angst davor. Für den Salon-Alltag zählt vor allem die RKSV-konforme Kasse mit korrekten Belegen. Ein modernes Kassensystem erledigt das im Hintergrund, damit du dich auf deine Kundinnen konzentrieren kannst statt auf Paragrafen.
